Подготовьте процесс
Начните с описания текущего пути служебной поездки: кто подаёт заявку на командировку, кто её согласует, где покупаются билеты и как потом закрываются расходы. На этом этапе важно убрать лишние шаги и понять, какие данные нужны сервису для работы без ручных пересылок и уточнений.
Соберите список правил: лимиты по классам поездки, обязательные поля в заявке, порядок согласования и требования к авансовому отчёту. Если в компании несколько сценариев командировок, разделите их заранее, чтобы в сервисе для командировок сразу были понятные шаблоны и маршруты согласования.
Настройте TripScan
Во вторую неделю перенесите правила в TripScan: создайте формы заявок, настройте роли сотрудников и руководителей, задайте цепочки согласования и документы, которые должны прикладываться к поездке. Так управление командировками станет прозрачным, а каждая служебная поездка будет идти по одному сценарию.
Подключите подбор билетов и проверьте, как пользователь проходит путь от заявки до покупки. Важно сразу настроить уведомления, статусы и список обязательных полей для отчёта, чтобы бухгалтерия получала данные без ручного сбора и дополнительных писем.
Запустите и проверьте
Перед запуском проведите тест на нескольких реальных сценариях: короткая поездка, поездка с пересадкой, командировка с изменением дат. Проверьте, как оформляется заявка на командировку, кто получает согласование и как в системе сохраняются билеты, чеки и данные для авансового отчёта.
После пилота соберите обратную связь от сотрудников, руководителей и бухгалтерии. Обычно на этом этапе становится видно, где нужно сократить поля, изменить маршрут согласования или добавить подсказки. После правок сервис можно переводить в рабочий режим и масштабировать на все поездки.
Резюме
Другие инструкции и обзоры собраны в разделе материалов. Как устроен сервис — на странице о каталоге. Общие вопросы разобраны в поддержке.